Metodologie & Framework per il Project Management

Il Project Management è stato oggetto, negli ultimi anni, di un deciso processo di standardizzazione metodologica che ha interessato anche l’Italia. La conoscenza delle best practice, che veniva tradizionalmente tramandata attraverso un passaparola tra project manager, ha subìto un processo di evoluzione: dalla diffusione grazie alla costituzione di associazioni di settore, alla cristallizzazione di norme e standard internazionali, certificazioni delle competenze (PMP – IPMA) e proliferazione di Maturity Model (CMMI – OPM3)

Questa nutrita proposta, motivata anche dalla necessità di dotarsi di strumenti idonei per gestire i progetti, ha spinto molte aziende italiane, grandi e piccole, a creare o potenziare questo profilo professionale nelle proprie organizzazioni.

Ma non sempre adottare uno standard o conseguire una certificazione si traduce automaticamente in garanzia di successo!

In questa breve presentazione cercheremo di mettere a fuoco i fattori critici da gestire per limitare al minimo i rischi di progetto e descriveremo il nostro modo di interpretare questa disciplina, lasciando libero il lettore di approfondire le buone pratiche nei “sacri” testi che la letteratura ci mette a disposizione.

Questo approccio, che definiremo “situazionale”, è quello che A&P Consulting si propone di seguire nella gestione dei propri progetti, e quando è chiamata ad assistere il PMO di un cliente.

L’esperienza ci ha insegnato che quello che ha funzionato in una situazione, non è detto possa funzionare in un’altra, anche simile. Occorre quindi saper analizzare le diverse situazioni per individuare la migliore organizzazione delle risorse a disposizione.

Quali sono le principali sfide che attendono il Project Management Office?

-        Comprendere le caratteristiche (criticità, ampiezza, priorità,..) dei progetti e le inter-dipendenze

-        Individuare i rischi di progetto

-        Monitorare l’andamento dei progetti per rispettare tempi, costi e qualità dei deliverable e poter rispondere adeguatamente circa lo stato corrente di ogni progetto e la stima a finire

-        Ottimizzare l’uso delle risorse

-        Gestire la comunicazione con tutti gli stakeholder

-        Dotarsi di opportuni strumenti e metodologie per controllare i progetti

Il modello di scelta situazionale prevede, in ingresso, delle variabili di scelta quali il tipo e le dimensioni del  progetto, il grado di incertezza nel processo produttivo e quello di complessità di relazione con il contesto. In uscita, le variabili di modulazione del Project Manager: intensità dei processi di pianificazione, dell’integrazione con il contesto esterno al progetto, dell'integrazione interna al team di progetto e dei processi di monitoraggio e controllo.

Modulare le variabili significa “cucire l’abito giusto per il progetto che devo governare” quindi definire chiaramente: gli obiettivi progettuali, scegliere le rappresentazioni, gli strumenti e le tecniche formali da utilizzare (OBS, WBS, PERT, GANTT, Matrici Rischi/Controlli...), distribuire opportunamente le responsabilità in modo da coinvolgere le risorse, individuare la modalità e la frequenza di aggiornamento e comunicazione dei piani di azione, curare gli aspetti relazionali tra le risorse, predisporre frequenti incontri di validazione dei semilavorati, fare attenzione alla Qualità dei deliverable generalmente troppo subordinati al controllo delle altre due variabili di progetto (Tempi e Costi).

Per vincere queste sfide e raggiungere gli obiettivi definiti nei progetti, il PMO deve avere un adeguato bagaglio culturale composto da conoscenze dei processi di PM, delle tecniche e delle metodologie, di attitudini manageriali e comportamentali.

Riferimenti esterni:

Siti in lingua italiana:

-        www.isipm.org - Istituto Italiano di Project Management, che ha come obiettivo la diffusione delle pratiche di PM in Italia e ha istituito la certificazione ISIPM-Base, lanciata nell’ottobre del 2008, con la pubblicazione del libro (che ha certificato più di 1000 persone) Guida alla certificazione base di project management, edito da F. Angeli.

-        www.pm-forum.it - primo forum italiano sul PM, nato a gennaio del 2000 e contenente numerosi articoli.

A livello internazionale:

-        www.pmi.org - il Project Management Institute (PMI) è riconosciuto come l’ente più autorevole per la diffusione della disciplina. Fondato nel 1969, negli Stati Uniti, con lo scopo di uniformare le pratiche comuni nella gestione dei progetti in qualsiasi ambito, gestisce i programmi di formazione nel Project Management e pubblica periodicamente manuali che vengono considerati come degli standard per il Project e il Program Management, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), The Standard for Program Management, Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), The Standard for Portfolio Management e molti altri.

-        www.iso.org - l’Organizzazione Internazionale per la Normazione (ISO) con la norma ISO/IEC/IEEE 16326:2009 fornisce le specifiche per la gestione dei progetti di sviluppo dell’ingegneria del software e dei sistemi.

-        www.ipma.ch - l'International Project Management Association, con sede a Zurigo, è composta da circa 20 associazioni nazionali europee, africane ed asiatiche. Promuove conferenze e seminari oltre ad attività di formazione e certificazione.

-        www.prince2.com - la metodologia di origine inglese PRINCE2 (Project IN a Controlled Environment), molto utilizzata negli ambiti dell’ Information Technology e delle TelCo, costituisce un framework sui processi che costituiscono il ciclo di vita di un progetto dove l'attenzione è focalizzata sul prodotto atteso e soprattutto sui benefici attesi.